Como evitar que os custos fixos devorem os lucros da sua empresa

Quando tudo vai bem é muito comum os empresários investirem em um melhor ambiente de trabalho, na contratação de funcionários e em outros itens que podem gerar custos fixos como maior gasto de energia elétrica, maior custo de aluguel e maior custo de folha de pagamento. Mas quando a receita cai, às vezes é muito difícil reduzir estes custos e a empresa começa a fechar no prejuízo.

A procura pela redução dos custos fixos é uma das práticas mais saudáveis para evitar problemas financeiros no futuro. A nova economia, alavancada pela utilização de recursos informatizados e serviços oferecidos por aplicativos e a economia compartilhada permitem mudar a forma de trabalhar em diversas áreas da empresa de forma a transformar os seus custos fixos em custos variáveis. Desta forma, nos momentos em que a receita diminuir, é possível também diminuir as despesas sem perder a eficiência.

Uma das áreas em que se pode economizar bastante é na impressão de documentos. Atualmente é possível reduzir drasticamente a utilização de papel e impressoras, com a geração e armazenamento de documentos digitalizados. O outsourcing de impressão também pode ser uma boa ideia quando a impressora não pode ser abolida de vez.

A busca pela otimização dos recursos humanos também é fundamental, pois é comum nos tempos de crise precisar dispensar funcionários, gerando custos elevados que muitas vezes a empresa não está preparada para enfrentar. A terceirização em algumas áreas como limpeza e segurança ajuda muito na hora de cortar gastos. Outra alternativa é a utilização do banco de horas para evitar o pagamento de horas extras mediante uma folga planejada que pode ser obtida em momentos de menor demanda. Para algumas atividades a prática do home office também pode ser uma alternativa inteligente. Esta prática evita custos de transporte e alimentação e muitas vezes eleva a produtividade, já que o funcionário pode trabalhar mais tranquilo e sem perder tempo com a locomoção. Importante utilizar estes recursos sempre com a uma orientação adequada para evitar ações trabalhistas por práticas ilegais.

Em alguns casos, o custo do aluguel pode ser reduzido, utilizando ambientes compartilhados como o co-working.

A automação de processos através da informatização ou da utilização de equipamentos mais modernos é uma forma de se tornar mais eficiente e mais produtivo reduzindo os custos com pessoal. Equipamentos modernos também geram menos despesas com manutenção.

O importante é manter sempre um controle adequado dos custos fixos e variáveis da sua empresa, de forma que se possa adequar a sua estrutura à demanda do mercado.